Командировки без переплат: пять причин лишних расходов и как их избежать — РБК Отрасли

Фото: пресс-служба

Erid: 2SDnjeCvVgk

По данным Euromonitor, только 35% мировых расходов на бизнес-поездки приходится на компании, которые бронируют командировки с помощью специализированных сервисов. Это означает, что 65% расходов приходится на организации, где сотрудники оформляют поездки самостоятельно на разных сайтах.

Такой подход делает процесс организации командировок непрозрачным и малоуправляемым. В результате, по данным сервиса для организации деловых поездок «Островок Командировки», компании могут терять от 20 до 50% бюджета, выделяемого на деловые поездки.

К росту расходов ведут несколько ошибок, которых можно избежать.

Отсутствие единой системы для бронирования командировок

Проблема. Компания не может контролировать бюджет и выявить причины перерасхода, если у нее отсутствует единая система бронирования билетов и отелей. Сотрудники приобретают все необходимые для деловой поездки услуги на разных сайтах, не всегда по выгодным тарифам, часто прямо накануне командировки. Они не всегда могут предоставить закрывающие документы от провайдеров услуг, которые требует бухгалтерия.

Решение. Полностью взять под контроль процесс организации деловых поездок в компании помогают специализированные сервисы, такие как «Островок Командировки». С их помощью ответственный за деловые поездки в компании или сами сотрудники могут бронировать все необходимые услуги в одном месте.

Например, в базе сервиса более 2,9 млн отелей и апартаментов по всему миру, с 220 тыс. из которых есть прямые контракты, что позволяет получать самые выгодные тарифы. Сервис предлагает авиабилеты от 450 авиакомпаний более чем по 1,5 тыс. направлений, железнодорожные поездки по России и ближайшему зарубежью. С помощью платформы «Островок Командировки» можно также заказать трансфер, аренду автомобиля и, что немаловажно, по запросу в службу офлайн-бронирования получить помощь с оформлением страховок и виз для выезда за рубеж.

Начальник центра оформления командировок ПАО «Авиакомпания «ЮТэйр» Раиса Петрова рассказывает: «Единая система бронирования помогает сократить сроки оплаты и сбора документов для отчетности, что уменьшает риск ошибок и упрощает контроль расходов».

Работа без тревел-политики

Проблема. Тревел-политика — это документ, который описывает правила организации деловых поездок в компании, включая лимиты на стоимость той или иной услуги, классы билетов и отелей, доступных разным категориям сотрудников, сроки и порядок организации командировки. Когда у компании нет установленной тревел-политики, сотрудники нередко выходят за рамки бюджета.

Решение. «Островок Командировки» помогает компаниям выстраивать грамотную тревел-политику и дает практические рекомендации, например, какие лимиты целесообразно установить на проживание за рубежом или в отдельных регионах России, а также какие тарифы предусмотреть на другие услуги.

Согласованные тревел-политики можно загрузить в личный кабинет, и тогда при планировании деловой поездки пользователям сразу будут доступны только те варианты, которые не выходят за рамки лимитов.

В тревел-политике можно также обозначить рекомендуемые сроки для бронирования услуг. Нередко компании оформляют билеты и бронируют отели в последний момент — это приводит к тому, что сотрудник выбирает из ограниченного числа вариантов и часто по завышенным ценам. Заблаговременное бронирование позволяет компаниям снижать риски перерасхода бюджета, не жертвуя комфортом сотрудников.

Раиса Петрова отмечает, что благодаря сотрудничеству с платформой «Островок Командировки» компания получает доступ к расширенному пулу предложений и гибким условиям отмены или изменения бронирований, что помогает оперативно реагировать на меняющиеся условия.

При формировании тревел-политики стоит принимать во внимание как комфорт сотрудников, так и общие требования к качеству и надежности услуг. Например, во многих городах России все еще представлено небольшое количество классифицированных отелей, и, если включить в тревел-политику возможность размещения в апартаментах, можно значительно расширить выбор подходящих объектов.

«Наши сотрудники предпочитают отели, но при длительном проживании могут выбрать апартаменты. Для нас важно иметь возможность предложить альтернативу и выбор», — говорит директор департамента обеспечения деятельности банка «Синара» Наталья Раевич. По словам Раисы Петровой, размещение в апартаментах чаще всего рассматривается в случаях длительных командировок (от двух недель и более), а также если в регионе командировки отсутствуют гостиницы, соответствующие стандартам качества и безопасности.

Игнорирование скидок и дополнительных преимуществ от провайдеров услуг

Проблема. Некоторые компании упускают возможность сократить расходы на командировки, не используя бонусные системы. Накопленные мили и баллы лояльности от разных поставщиков туруслуг дают дополнительные скидки при следующих бронированиях, а также преимущества, например в виде бесплатного багажа, выбора места на борту и других полезных услуг.

Решение. «Островок Командировки» позволяет загружать в личный кабинет карты лояльности гостиничных сетей, авиаперевозчиков и других провайдеров услуг. Клиентам доступна и программа лояльности самого сервиса: совершая бронирования, они получают баллы («сны»), которые можно использовать при оплате будущих бронирований.

«Мы оплачиваем баллами сервиса «Островок Командировки» ранние заезды, иногда и проживание полностью, если позволяет их количество», — рассказывает руководитель секретариата компании Hoff Бибигуль Науменко.

Беспорядок в закрывающих документах

Проблема. Сложности со сбором и учетом документов при организации командировок — одна из наиболее частых проблем, с которой сталкиваются российские компании. Сотрудникам приходится самостоятельно запрашивать закрывающие документы у поставщиков услуг. Их не всегда возможно получить точно в срок, кроме того, эти документы часто теряются, а их восстановление занимает много времени.

Решение. «Островок Командировки» автоматически собирает закрывающие документы от провайдеров услуг: они становятся доступны сотруднику в личном кабинете сразу после поездки.

«Нам нужно было решить проблемы с закрывающими документами. И мы хотели получить возможность выбора номеров в любой гостинице в рамках бюджета, а не только в той, с которой есть договор. Кроме того, нашей целью была оптимизация затрат на сборы и комиссии отелям», — рассказывает Бибигуль Науменко.

«Нам важно, что с сервисом «Островок Командировки» мы можем не только экономить время на поиске и бронировании услуг, но и получать в одном месте всю сопровождающую документацию и отчетность», — добавляет Наталья Раевич.

Нет системного анализа расходов

Проблема. Если компания не ведет учет трат на командировки, контроль над бюджетом теряется. Когда нет информации о том, кто чаще ездит в деловые поездки, какие направления обходятся дороже всего и сколько средств уходит на изменения в бронированиях, компания несет потери и не может их вовремя выявить. Кроме того, без этих данных становится сложно корректно планировать и обосновывать бюджет на командировки на следующий год.

Решение. Специализированные сервисы для организации командировок предоставляют разные статистические и аналитические отчеты, на основе которых можно отслеживать текущие траты, а также планировать бюджет. Это позволяет компании увидеть полную аналитику по поездкам: информацию по забронированным отелям, билетам, трансферам и другим услугам.

На что обратить внимание при выборе сервиса бронирования командировок

Специализированные сервисы помогают бизнесу ускорить процесс оформления командировок, позволяют контролировать бюджет и обеспечивают прозрачность расходов. Любовь Васильева, руководитель платформы «Островок Командировки», отмечает, что при выборе компании — партнера для организации деловых поездок важно учитывать следующие параметры:

• Функциональность платформы — гибкость настройки тревел-политики, возможность интеграции с другими системами, набор предоставляемых услуг, удобство использования, наличие отчетности и аналитики.
• Инвентарь — насколько большой выбор объектов размещения, авиакомпаний и других поставщиков услуг предлагает сервис. Так, например, если география командировок в компании широка, стоит отдавать предпочтение сервисам, предлагающим размещение по всему миру.
• Ценообразование — предусмотрена ли абонентская плата за использование платформы, взимается ли комиссия, какова стоимость дополнительных услуг.

Любовь Васильева рекомендует: «Если у компании большое количество деловых поездок, хорошей практикой является запуск пилотного проекта. Нужно протестировать сервис на ограниченной группе пользователей, например на каком-то одном отделе компании, собрать обратную связь и внести корректировки. Такой подход позволяет убедиться, что выбранное решение действительно отвечает потребностям бизнеса. После успешного пилота можно масштабировать решение на всю компанию».