Должностная инструкция: что это такое, как написать, образцы, правила составления

Фото: Shutterstock

Содержание

1. Что такое должностная инструкция
2. Обязан ли работодатель составлять должностные инструкции
3. Должностная и рабочая инструкция — в чем различие
4. Как подготовить должностную инструкцию
5. Как изменить должностную инструкцию правильно
6. Как утвердить должностную инструкцию

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это внутренний нормативный документ компании, в котором фиксируются обязанности, полномочия, зона ответственности и требования к сотруднику по конкретной позиции. Иными словами, это формализованное описание трудовой функции: какие задачи выполняет работник, за какие результаты отвечает и в каких рамках принимает решения.

Понимание того, что такое должностная инструкция, важно не только для кадровых служб, но и для руководителей подразделений и самих сотрудников. В трудовых отношениях такой документ выполняет практическую роль: он упорядочивает распределение задач, снижает вероятность спорных ситуаций, служит ориентиром при оценке эффективности работы и может использоваться в качестве доказательства при рассмотрении трудовых споров. На практике должностные инструкции работников дополняют трудовой договор, уточняя содержание труда без необходимости вносить в него постоянные изменения.

Обязан ли работодатель составлять должностные инструкции

Трудовое право не устанавливает прямой обязанности для работодателя оформлять должностные инструкции для всех работников без исключения. Однако на практике без должностных инструкций персонала сложно обойтись, если компании важно точно определить содержание трудовой функции, границы обязанностей и требований к работнику.

Как правило, описание должностных обязанностей становится необходимым в ситуациях, когда описание обязанностей не умещается в рамки трудового соглашения или когда для должности действует профессиональный стандарт. Помимо этого, наличие инструкции упрощает процессы управления персоналом, проведение аттестаций и рассмотрение спорных ситуаций, связанных с выполнением работником своих обязанностей.

Должностная и рабочая инструкция — в чем различие

Должностная инструкция и рабочая инструкция выполняют разные задачи. Первая описывает трудовую функцию в целом: обязанности, права, ответственность, квалификационные требования. Вторая носит более прикладной характер и фиксирует конкретные технологические операции, порядок выполнения работ, инструкции по технике безопасности и эксплуатации оборудования.

Рабочие инструкции чаще используются в производстве и технических сферах, тогда как должностная инструкция специалиста применяется для управленческих, офисных и профессиональных ролей. Именно поэтому в деловой практике основной документ — это должностная, а не рабочая инструкция.

В отличие от должностной инструкции, рабочая инструкция не про роль сотрудника в целом, а про практическое выполнение работы шаг за шагом

Как подготовить должностную инструкцию

Механизм того, как оформить должностную инструкцию, обычно сводится к соблюдению правильной структуры и юридической корректности документа. Инструкция разрабатывается на основании трудового договора, штатного расписания и внутренних регламентов компании и состоит из ряда обязательных пунктов для каждой должностной инструкции. Документ оформляется письменно и утверждается работодателем.

Если для должности утвержден профессиональный стандарт, инструкция должна ему соответствовать. В этом случае должностная инструкция по профстандарту не может противоречить установленным требованиям к квалификации, знаниям и навыкам работника. Несоответствие профстандарту может повлечь риски при проверках и трудовых спорах.

Основные разделы

Как правило, должностная инструкция строится по стандартной логике и состоит из нескольких базовых разделов. Совокупно они образуют эти обязательные пункты:

• Общие положения — фиксируют название должности, место сотрудника в структуре организации, порядок подчинения и замещения, а также правовые основания деятельности.
• Должностные обязанности — описывают виды работ, которые сотрудник должен выполнять в рамках своей должности.
• Права — определяют полномочия, необходимые работнику для реализации возложенных обязанностей.
• Ответственность — устанавливает последствия нарушения или ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей.
• Квалификационные требования — содержат требования к уровню образования, профессиональному опыту, знаниям и умениям для выполнения обязанностей.

Такая структура позволяет однозначно определить границы ответственности и снизить риск разночтений.

Образец должностной инструкции

У должностной инструкции образец обычно представляет собой типовой документ с унифицированной структурой и базовыми формулировками. В образце уже заложены основные разделы, но содержание адаптируется под конкретную должность, сферу бизнеса и масштаб компании.

Типовой образец используется как отправная точка: он помогает понять логику документа, но не заменяет индивидуальную проработку. Универсального шаблона, подходящего для всех случаев, не существует, поэтому при разработке важно учитывать реальные функции сотрудника.

Как изменить должностную инструкцию правильно

Корректировка должностной инструкции возможна, когда в организации происходят реальные изменения в трудах и процессах — например, изменяются организационные или технологические условия труда, проводится реструктуризация подразделений, внедряются новые технологии, автоматизируются процессы или пересматриваются функциональные обязанности сотрудников. Такие изменения могут инициироваться работодателем для повышения эффективности работы или в связи с трансформацией бизнеса.

Согласно ст. 57 Трудового кодекса России, изменения условий труда, в том числе тех, которые касаются обязанностей и требований к работнику, не могут происходить произвольно. Работодатель вправе вносить изменения в локальные нормативные акты, включая должностные инструкции, но обязан соблюдать установленную законом процедуру и учитывать права работника.

Если корректировка должностной инструкции затрагивает трудовую функцию конкретного сотрудника, работодатель обязан своевременно уведомить работника до введения изменений. Иногда, особенно когда изменения касаются существенных условий труда — например, новых требований к квалификации или компетенциям, — требуется письменное согласие работника. Это важно для того, чтобы изменения были юридически обоснованными и не приводили к нарушению прав работника.

Важно помнить, что одностороннее изменение должностной инструкции без соблюдения сроков уведомления или без оформления соответствующей процедуры может рассматриваться как нарушение трудового законодательства. Работник вправе оспорить такие действия в государственной инспекции труда или в суде, указывая на нарушение порядка изменения условий труда. Практика показывает, что при таких спорах суды обращают внимание на то, был ли документ доведен до работника надлежащим образом и были ли соблюдены его трудовые права.

При изменении должностной инструкции важно не только формально обновить текст, но и обеспечить юридически грамотную процедуру

Как утвердить должностную инструкцию

Должностную инструкцию утверждает работодатель — как правило, приказом или через локальный нормативный акт компании. После этого документ обязательно показывают сотруднику и знакомят с ним под подпись. На этом этапе и происходит согласование должностной инструкции с работником.

Подпись подтверждает, что сотрудник видел документ, понимает свои обязанности и условия работы. Это важно как для организации рабочего процесса, так и для защиты работодателя в случае трудового спора. В итоге правильно оформленная и утвержденная должностная инструкция становится рабочим инструментом и помогает понять, как прописать должностные инструкции так, чтобы они реально применялись в практике, а не оставались формальностью.