Что такое акт выполненных работ простыми словами: образец, подписи и порядок

Фото: Shutterstock

Содержание

1. Акт выполненных работ: что это такое простыми словами
2. Какие акты выполненных работ бывают
3. Акт по договору подряда и по договору оказания услуг
4. Обязательные реквизиты: что должно быть в акте
5. Порядок оформления акта: шаг за шагом
6. Акт выполненных работ для самозанятых и ИП — особенности
7. Образец акта выполненных работ
8. Частые ошибки при заполнении
9. Хранение и учет актов

Акт выполненных работ: что это такое простыми словами

Акт выполненных работ регистрирует факт исполнения обязанностей и играет ключевую роль при урегулировании конфликтов или во время фискальных инспекций. В отличие от счета-фактуры, который только предлагает внести платеж, и товарной накладной, сопровождающей передачу изделий, этот документ подтверждает приемку именно неосязаемого исхода — услуги либо задания. Составить его возможно как в бумажной форме, так и в цифровом варианте, что существенно упрощает процедуру.

Если выразиться проще, документ о завершенных работах — это бумага, где четко указано: подрядчик свою миссию осуществил, а клиент исход принял без замечаний. Эта бумага становится заключительным штрихом в соглашении по предоставлению услуг или выполнению заданий.

Зачем требуется акт выполненных работ

Подписанная бумага — это указание для бухгалтерии клиента: пора перечислять средства. В отчетности обоих участников операция признается оконченной. Подрядчик фиксирует прибыль, а клиент — издержки.

При появлении споров документ послужит убедительным доводом в судебной инстанции. А для фискальной службы он удостоверяет подлинность коммерческой сделки и оправданность расходов.

Всегда ли нужны акты выполненных работ и когда можно без них обойтись

Законодательство не во всех ситуациях предписывает оформлять такой документ, однако в бизнес-практике это превратилось в незыблемое правило, особенно в подобных сценариях:

• Соглашение о подряде. При осуществлении строительных, восстановительных или дизайнерских заданий документ необходим для регистрации результата.
• Соглашение о предоставлении услуг. Хотя для услуг результат не всегда осязаем, документ удостоверяет, что они были предоставлены в требуемых размере и качестве (к примеру, регулярная техподдержка веб-ресурса или консультативные сервисы).
• Комбинированные соглашения. Если соглашение охватывает и доставку изделий, и исполнение заданий, на задания составляется отдельный документ.

Для единичной незначительной услуги, например совета, участники порой обходятся без документа, если в соглашении обозначен альтернативный метод приемки (скажем, одобрение через email).

Для регулярного сотрудничества оформление актов выполненных работ — практика, желательная и безопасная для обеих сторон

Виды и форматы: какими бывают акты выполненных работ

В зависимости от характера и продолжительности партнерства документы могут быть самыми разными:

• Единичный документ ― наиболее популярная разновидность. Формируется единожды, по завершении полного объема заданий по соглашению.
• Периодический документ применяется при длительном партнерстве, к примеру при абонентском сопровождении. Составляется каждый месяц или квартал для подтверждения предоставленных за временной интервал сервисов.
• Промежуточный документ используется в обширных проектах, разделенных на фазы. Он регистрирует окончание конкретной фазы и разрешает частичную выплату.
• Сводный документ полезен, когда за один интервал подрядчик предоставил клиенту ряд разнообразных сервисов. Вместо множества бумаг формируется одна, где перечислены все задания.
• Цифровой документ генерируется и визируется в платформах электронного обмена документами (ЭДО) с применением цифровой подписи. Такая бумага обладает полной правовой значимостью, аналогично традиционной.

Акт по договору подряда и по договору оказания услуг

Ключевое различие между этими договорами в их предмете. Подряд — всегда осязаемый, материальный результат (построенный дом, написанная программа), тогда как услуга — сам процесс, деятельность (консультация, обучение).

Это различие отражается и в актах. В акте выполненных работ по договору подряда акцент делается на конкретных выполненных работах и их результате. Формулировки могут быть такими: «Выполнены работы по монтажу системы вентиляции в соответствии с проектом № 123». В акте по договору оказания услуг описывается деятельность и период ее осуществления.

Пример описания в акте по договору оказания услуг: «Оказаны консультационные услуги по вопросам бухгалтерского учета за октябрь 2025 года в объеме 10 часов»

Обязательные реквизиты: что должно быть в акте

Хотя жесткой стандартизированной формы документа не предусмотрено (кроме отдельных сфер, таких как возведение зданий), он обязан содержать ключевые элементы первичной отчетной бумаги, чтобы обладать правовой значимостью.

Вот перечень того, что следует обозначить:

1. Название бумаги. Ясно и однозначно: «документ о завершенных заданиях» или «документ приемки-сдачи заданий».
2. Дата формирования бумаги и ее последовательный номер для упрощения регистрации.
3. Номер и дата соглашения, по которому осуществлялись задания.
4. Полные названия или ФИО для индивидуальных предпринимателей и фрилансеров, ИНН, адреса клиента и подрядчика.
5. Подробный список того, что было реализовано, с обозначением размера, мерных единиц и интервала предоставления.
6. Стоимость за единицу и итоговая величина по каждой строке и по всей бумаге. Величина прописывается числами и буквами.
7. Если подрядчик уплачивает НДС, величина налога выделяется отдельным пунктом. Если используется УСН, добавляется отметка «без НДС».
8. Роли, фамилии и визы ответственных представителей от клиента и подрядчика.

Для организаций и ИП печать ставится при ее наличии и если это предусмотрено учетной политикой

Порядок оформления акта: шаг за шагом

Как сделать акт выполненных работ? Работу с ним можно изобразить в форме простого списка задач:

1. Уточните, каков механизм приемки заданий и в какие периоды вы договорились с клиентом.
2. Сформировать документ. Подрядчик подготавливает бумагу, применяя свой образец или согласованную с клиентом версию.
3. Согласовать детали. Проект документа отправляется клиенту для верификации списка заданий, их размера и цены.
4. Визировать. После одобрения документ визируется всеми участниками. Это возможно на бумаге в двух копиях или в платформе ЭДО.
5. Обменять и сохранить. Каждый участник забирает свою копию. Бумаги нужно хранить.
6. Выставить счет. На базе визированного документа подрядчик формирует счет для расчета (если аванс не был внесен заранее).

Кто подписывает акт выполненных работ

Право визы принадлежит уполномоченным представителям. От подрядчика обычно это глава компании (управляющий) или индивидуальный предприниматель. От клиента — глава или работник, отвечающий за приемку заданий (к примеру, руководитель подразделения).

Если бумагу визирует не глава, а иной работник, у него обязана быть доверенность или соответствующее внутреннее распоряжение, наделяющее такой возможностью.

Электронный акт: как оформить без бумаги

Электронный акт полностью равнозначен бумажному, если завизирован квалифицированной электронной подписью (КЭП). Процесс происходит через операторов ЭДО.

Преимущества электронного акта в том, что документ доставляется мгновенно, не нужно тратиться на бумагу, печать и курьерские услуги. Также электронные документы не теряются, их легко хранить и искать

Акт выполненных работ для самозанятых и ИП: есть ли особенности

Индивидуальные предприниматели и фрилансеры (уплачивающие налог на профдоход) взаимодействуют с документами по стандартным нормам. Эта бумага для них такое же удостоверение исполнения заданий, как и для фирм.

Ключевой аспект для фрилансеров: помимо документа они должны сгенерировать в программе «Мой налог» и затем передать клиенту квитанцию. Последняя удостоверяет поступление прибыли, а документ — факт исполнения и приемки заданий. Эти две бумаги взаимодополняют, но не подменяют друг друга. В документе фрилансер обозначает свои ФИО, ИНН и положение уплачивающего НПД.

Как самозанятому выставить счет через приложение «Мой налог»

Образец акта выполненных работ

Акт № 15
сдачи-приемки выполненных работ от 25 октября 2025 г.

г. Омск

Подрядчик: общество с ограниченной ответственностью «Прогресс», именуемое далее «Подрядчик», в лице управляющего Иванова Ивана Ивановича, действующего по Уставу, с одной стороны, и

Клиент: Индивидуальный предприниматель Петров Петр Петрович, именуемый далее «Клиент», действующий по свидетельству ОГРНИП 319774600000000, с другой стороны, подготовили настоящий Документ о следующем:

1. Согласно Соглашению № 42-У от 01 октября 2025 г., Подрядчик реализовал, а Клиент принял такие задания:

2. Итоговая цена завершенных заданий равна 35 000,00 (Тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек, без НДС (Подрядчик использует УСН).

3. Задания реализованы полностью, в оговоренные периоды и с должным уровнем. Участники замечаний друг к другу не предъявляют.

Исполнитель:
ООО «Прогресс»
Генеральный директор
__________ /Иванов И.И./
М.П.

Заказчик:
ИП Петров П.П.
__________ /Петров П.П./
М.П.

Частые ошибки при заполнении

Чтобы документ не вызвал сомнений у бухгалтерии или фискальной службы, избегайте типичных промахов:

• Ошибочная дата. Дата документа обязана совпадать с интервалом реализации заданий.
• Отсутствие отсылки к соглашению. Всегда обозначайте номер и дату главного соглашения.
• Неопределенное описание. Вместо «маркетинговые сервисы» указывайте точно: «организация рекламной акции в интернете с 1 по 25 октября 2025 г.».
• Математические неточности. Внимательно верифицируйте вычисления и конечную величину.
• Отсутствие визы или расшифровки. Бумага без визы уполномоченного представителя недействительна.
• Не обозначен фискальный статус. Непременно добавляйте отметку о режиме налогообложения (с НДС или без НДС).
• Поправки без удостоверения. Любые изменения в традиционной бумаге должны удостоверяться визами всех участников.

Хранение и учет актов

Документы о завершенных заданиях выступают первичными отчетными бумагами, поэтому их требуется сохранять. Обычный период хранения для бухгалтерской и фискальной отчетности — не меньше пяти лет после отчетного периода.

Для удобства организуйте их: проводите нумерацию документов, храните бумажные версии в файлах, сгруппировав по партнерам или интервалам, для цифровых бумаг организуйте защищенный архив с дубликатами.